PDFs barrierefrei gestalten – Anforderungen des BFSG ab Juni 2025

PDF-Dokumente und Barrierefreiheit

Nach gängiger Interpretation fallen auch PDFs in den Bereich des BFSG. Die ISO-Norm 14289, auch als „PDF/UA“ (UA steht für Universal Accessibility) bekannt, gibt konkrete technische Hinweise zur Erstellung eines barrierefreien PDFs. Sie versucht, die allgemein formulierten Anforderungen der WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) auf PDF-Techniken zu übertragen.

Wohl ausgenommen vom BFSG ist die Anpassung alter Dokumente in Büro-Formaten, die vor dem 28. Juni 2025 erstellt wurden. Nicht so für zukünftige Dokumente: Diese sind den Vorgaben des BFSG gemäß zu erstellen.

Welche Inhalte in einem PDF sind betroffen?

Tatsächlich sind fast alle Inhalte in einem PDF betroffen. Um eine Barrierefreiheit zu ermöglichen, müssen Farbschemata und Kontraste ebenso bedacht werden wie inhaltliche Strukturen, Schriftgrößen und Überschriften, die Ausgestaltung von Tabellen sowie das Hinzufügen von Alt-Texten und Tags zur elektronischen Lesbarkeit.

Der richtige Ansatz

Um in Zukunft PDFs zu erstellen, die den umfassenden Anforderungen des BFSG entsprechen, sollten insbesondere in Unternehmen, in denen viele PDFs benötigt werden, möglichst standardisierte und automatisierte Prozesse aufgesetzt werden. Wichtig ist es, die Barrierefreiheit schon früh zu bedenken, um Nachbearbeitungen so gering wie möglich zu halten:

Schritt 1:
Layout

Farbschemata, Strukturen, Kontraste u.v.m.

Schritt 2:
Erstellung

Integration von Tags, Alt-Texten u.v.m.

Schritt 3:
Prüfung

Einzelprüfung oder stichprobenartig

Schritt 4:
Nachbearbeitung

manuell oder mit Automatismen

-> ohne Vorbereitung wird es vielen Unternehmen schwerfallen, PDFs barrierefrei zu generieren. Ein gewisser Aufwand ist damit verbunden, aber es sprechen auch viele Vorteile für eine zügige Umstellung auf barrierefreie PDFs:

• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Navigation sorgt für eine höhere Zufriedenheit von allen Nutzern.
• Qualität und Professionalität steigern: Die Einhaltung von Standards wie der ISO-Norm 14289 (PDF/UA) hebt die Qualität der Dokumente hervor.
• Erweiterung der Reichweite: Inhalte werden für eine breitere Zielgruppe zugänglich.
• Inklusion fördern: Barrierefreie PDFs ermöglichen es allen Menschen, unabhängig von Einschränkungen oder digitaler Erfahrung, einen einfachen Zugang zu Inhalten.
• Positive Außenwirkung: Unternehmen zeigen Verantwortung und Engagement für Barrierefreiheit.

Exkurs BFSG

Produkte, für die Barrierefreiheit verlangt wird

• Hardwaresysteme für Universalrechner für Verbraucher inkl. Betriebssysteme (z. B. Computer)
• Selbstbedienungsterminals, beispielsweise Geldautomaten oder Check-in-Automaten
• Verbraucherendgeräte, die für Telekommunikationsdienste gebraucht werden (z.B. Mobiltelefone)
• Verbraucherendgeräte mit interaktivem Leistungsumfang (z.B. interaktive Fernseher)
• E-Book-Lesegeräte

Dienstleistungen, für die Barrierefreiheit verlangt wird

• Telekommunikationsdienste (Telefonie, Messenger etc.)
• Elemente der Personenbeförderungsdienste wie beispielsweise Websites, Apps oder elektronische Ticketdienste
• Bankdienstleistungen
• E-Book-Software
• Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr mit Verbrauchern (z.B. E-Commerce, Online-Terminbuchungs-Tools). Das heißt, Webshops und Apps sowie auch informative Produkt- oder Servicedokumente.

Was bedeutet Barrierefreiheit bei digitalen Plattformen?

Dem Gesetz nach sind Dienstleistungen und Produkte dann barrierefrei, wenn sie „für Menschen mit Behinderung, in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sind“.

Zur Erleichterung der Umsetzung enthält das BFSG Konformitätsvermutungen, die sich an technischen oder EU-harmonisierten Normen sowie DIN- oder ISO-Standards orientieren. Sind diese Normen oder Standards erfüllt, wird die Barrierefreiheit vermutet.

Wer sich nicht zur Einhaltung des BFSG verpflichtet fühlt, wird durch den Gesetzgeber abgeschreckt: Bis zu 100.000 Euro kann ein Verstoß kosten, und aus den Erfahrungen vorangegangener Gesetze wird es wohl auch im kommenden Jahr viele „Abmahn-Anwälte“ geben, die aus der neuen Gesetzgebung Kapital schlagen möchten.