Auf die richtige Analyse kommt es an

Auf die richtige Analyse kommt es an

Printprodukte sind trotz digitalem Wandel für viele Unternehmen ein sehr wichtiges Medium. Print vermittelt Seriosität und liefert einen schnellen Überblick über verschiedene Dinge, die noch dazu später besser nachgeschlagen werden können. Preislisten, Broschüren, Datenblätter und technische Kataloge in gedruckter Form sind deshalb für viele Firmen nach wie vor unabdingbar. Doch die Pflege von Produktinformationen, die fortlaufende Updates erfordern, ist fehleranfällig und mit einem hohen Aufwand verbunden. Das Fallbeispiel eines dänischen Pumpenherstellers zeigt wie auf Basis von SAP Hybris und priint:comet eine sogenannte Printausleitung erfolgreich implementiert werden konnte, die die komplexe Erstellung von Preislisten automatisiert und so eine schnelle, effiziente und sichere Datenaktualisierung ermöglicht.  

Informationen in gedruckter Form lassen sich besser markieren und ausschneiden als Online-Infos. Sie können besser archiviert werden und liefern einen optimalen Überblick, da die Prioritäten bereits gesetzt sind. Printprodukte liefern viele überzeugende Vorteile – auch in der digitalen Welt. Einer der großen Nachteile jedoch: Die Pflege von Dokumenten mit Produktinformationen, die permanente Aktualisierungen erfordern, wie z.B. bei Preislisten, ist fehleranfällig und extrem aufwendig. Hinzu kommt ein Sicherheitsrisiko: Sind alle Daten vollständig und korrekt? Kritisch wird das vor allem, wenn das Thema Datenkorrektheit sensible Daten berührt, wie etwa bei Preisangaben oder Termindaten. Kurzum: Die Aktualisierung von Dokumenten mit Produktinformationen stellt die Verantwortlichen jedes Mal vor eine große Herausforderung. Erst Recht, wenn in international tätigen Unternehmen das Produkt in unterschiedlichen Sprachversionen realisiert werden soll.

Für Printprodukte, die häufig erscheinen oder die sehr umfangreich sind, bietet sich hier eine sogenannte Printausleitung an. Eine Printausleitung ermöglicht die automatisierte Erstellung von Printmedien ausgehend von einer zentralen Datenquelle, wie z. B. einer Datenbank oder einem komplexen PIM-System. Eine Printausleitung kann aber auch auf andere Datenquellen zurückgreifen. Ein Plugin sorgt dann für die Aufbereitung der Daten und die Ausleitung der Daten in das Layoutprogramm. Richtig angegangen, können Unternehmen mit einer Printausleitung bei der Erstellung von gedruckten Katalogen o.ä. aus bestehenden Datenquellen erheblich an Produktionszeit und -kosten einsparen.  

Von der Analyse bis zur Umsetzung

Unternehmen, die eine Printausleitung planen, sollten vorab eine Publikationsanalyse machen:

• Wie sind die Objekte, die via Printausleitung entstehen sollen, aufgebaut?
• Wie sind einzelne Themen und Seiten gestaltet?
• Wie werden Tabellen aufgebaut, Überschriften, Preise und Bilder platziert?
• Gibt es bereits fest definierte Standards?
• Wie kann man sie vereinheitlichen?

Als nächstes folgt die Datenquellanalyse:

• Woher kommen die Daten, die in das Objekt einfließen?
• Handelt es sich um mehrere Datenquellen, die zunächst zusammengeführt werden müssen?
• Wie sind Preise, Attribute oder Tabellen für einzelne Artikel strukturiert?
• Liegen schon Textbausteine mit Varianten vor, gibt es Alternativabbildungen oder verschiedene Sprachversionen?

Es ist dabei zu klären, ob die Datenvorhaltung zur Struktur der Publikation passt. Generell gilt: Je strukturierter die Datenquelle, desto größer die Zeiteinsparung. Im dritten Teil der Analyse, der Prozessanalyse, richtet sich das Augenmerk darauf, wer was wie macht und in welcher Reihenfolge:

• Wo sind Engpässe?
• Wie sind die Zuständigkeiten und Freigabemodalitäten?

Sind alle Fragen geklärt, geht es an die Umsetzung. Sind die bisherigen Datenquellen ungenügend strukturiert, muss zunächst für eine strukturierte Vorhaltung gesorgt werden. Für die Ausleitung und Aufbereitung der Daten benötigen Unternehmen, wie oben erwähnt, ein Plugin.

Plugin als Herzstück der automatisierten Erstellung von Printmedien

Über das Plugin wird die Verbindung vom Layoutprogramm zur Datenquelle bzw. zum PIM-System hergestellt. Zudem wird über das Plugin die Template-Erstellung und Verwaltung gesteuert. Ein etabliertes Plugin für die Prinausleitung ist Werk II priint:comet. SAP Hybris verfügt bereits über eine Standard-Schnittstelle zu priint:comet. Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie mit einem InDesign-Server oder mit einem WERK II-PDF-Renderer bei der Printausleitung arbeiten wollen. Während ein InDesign-Server den Aufbau auch großvolumiger Objekte unterstützt und Vorteile hinsichtlich der Genauigkeit von Vorschau-Daten hat, punktet der WERK II PDF-Renderer mit ähnlichen Features, allerdings bei deutlich geringeren Anschaffungskosten. Auf Grundlage der gewählten Software kann ein optimierter Prozess entwickelt werden, der systemgestützt vollautomatisiert abläuft. Für die einzelnen Warengruppen werden Templates festgelegt, die das Aussehen der Seite definieren, Platzhalter (bestimmen die konkreten Daten, die an ihrer Stelle automatisiert gesetzt werden) und Seitenraster entwickelt. Die Produktion mit Printausleitung kann starten. 

Fallbeispiel Grundfos: Mit SAP Hybris und priint:comet zu automatisierten Preislisten 

Der dänische Pumpenhersteller Grundfos konnte unlängst mit einer Lösung auf Basis von SAP Hybris und priint:comet seine bis dato sehr zeitintensive, weil komplexe Erstellung umfangreicher Preislisten deutlich verbessern. Der Medien-IT Spezialist Laudert entwickelte für Grundfos eine Printausleitung, die die komplexe Erstellung von Preislisten automatisiert und so eine äußerst schnelle, effiziente und sichere Datenaktualisierung ermöglicht.  

Die besondere Schwierigkeit: Die Daten – textliche Inhalte und komplexe Tabellen – sollten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt und in einem neuen Dokument automatisiert aufgebaut werden. Als äußerst kompliziert gestaltete sich hierbei die Umsetzung von Tabellen mit mehrfach vertikalen Kreuzungen und die daraus resultierende Problematik, Inhalte korrekt in das neue Dokument zu überführen.

Zuerst wurden alle Bestands- und Preisangaben in InDesign-Tabellen mit entsprechenden priint:comet-Tags verknüpft, so dass Preis- und Bestandsupdates innerhalb kürzester Zeit über CSV-Importe aus dem ERP in SAP Hybris und mittels priint:comet dann wiederum im InDesign abzubilden waren.

Im zweiten Schritt erfolgte für die Preisliste die vollautomatische Generierung der Tabellendaten samt Überschriften, Beschreibungen, Footer etc. Hierzu wurden die bereits in den Dokumenten vorhandenen Daten über ein Skript exportiert und anschließend über einen Importmechanismus mit SAP Hybris verknüpft. Mittels komplexer Algorithmen können nun Daten an priint:comet übergeben werden und komplette Kapitel vollautomatisch aufgebaut und konstant aktualisiert werden.

Eine weitere Herausforderung, die durch Laudert gelöst wurde, war der Abgleich der Tabellendaten. Durch einen Vergleich der strukturellen Informationen im InDesign-Dokument mit den SAP Hybris-Daten kann so an den Tabellen nicht nur kenntlich gemacht werden, welche Inhalte geändert wurden, sondern auch, ob Produkte hinzugekommen oder weggefallen sind.

Im Entstehungsprozess wurde der Workflow kontinuierlich optimiert. So ist es beispielsweise inzwischen automatisiert möglich, Seitenzahlen zurückzuschreiben und ein Inhaltsverzeichnis zu erzeugen sowie ein Stichwortverzeichnis zu generieren.

Mittlerweile wird dieses Verfahren nicht nur für die deutschen Preislisten, sondern auch für Landesversionen in verschiedenen Sprachen eingesetzt. Sukzessiv werden weitere Auslandsversionen folgen und auf den neuen Workflow umgestellt.

Grundfos ist es möglich, mit den von Laudert entwickelten Prozessen und Schnittstellen die umfangreiche Preislistenerstellung um ein Vielfaches effizienter und schneller zu gestalten und dabei das Fehlerrisiko in den Dokumenten deutlich zu minimieren.

 

Fazit: Das Einsparpotenzial bei der Erstellung von gedruckten Produkten ist immens. Einmal realisiert, profitieren Unternehmen gleich mehrfach von einer Printausleitung: von einer Qualitätssteigerung sowie von einer Zeit- und Kostenreduktion.

Erschienen in: S@PPORT, Ausgabe 3, 2017